“ชาวดิจิทัลพื้นเมือง” และ “ผู้อพยพดิจิทัล”
อะไรที่ทำให้คนรุ่น “เจ้าของภาษาดิจิทัล” ซึ่งเติบโตมากับอินเทอร์เน็ต แตกต่างจากคนที่ไม่ได้เติบโตมากับอินเทอร์เน็ต
บ่อยครั้งที่คนงานสูงวัยหรือ “ผู้ย้ายถิ่นฐานทางดิจิทัล” มักพูดถึงเขตความสะดวกสบายของตนเอง พวกเขาพบความสะดวกสบายในโครงสร้างการจัดการแบบลำดับชั้น คำสั่งและการควบคุม พวกเขาเป็นนักสื่อสารที่ดีที่ชอบคิด วางแผน และดำเนินการตามลำดับนั้น พวกเขาชอบวิธีการจากบนลงล่างและมักจะชอบที่จะเล่นอย่างปลอดภัย ผู้จัดการอาวุโสของเราหลายคนเหมาะสมกับคนรุ่นผู้อพยพทางดิจิทัล
ในทางกลับกัน ชาวดิจิทัลชอบสภาพแวดล้อมที่คอยชี้แนะและเอาใจใส่ พวกเขาไม่ต้องการให้คำสั่งลงมาจากด้านบน พวกเขาเป็นนักสื่อสารที่ยอดเยี่ยมและเป็นตัวเชื่อมต่อที่ยอดเยี่ยม แต่พวกเขาทำมันแตกต่างออกไป เครื่องมือดิจิทัลและโซเชียลมีเดียเปรียบเสมือนส่วนขยายของตัวเอง คนรุ่นใหม่นี้คิด กระทำ และสื่อสารอย่างรวดเร็ว พวกเขาชอบมีส่วนร่วมและชอบลองทำสิ่งต่างๆ พวกเขาใช้ประโยชน์จากประสบการณ์และทักษะโดยรวมของทีมเพื่อค้นหาวิธีแก้ไข มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการสื่อสาร ผู้คนจำนวนมากที่เข้ามาทำงานในปัจจุบันคือชาวดิจิทัลพื้นเมือง
วิธีเก่าและวิธีใหม่
วิธีเก่าใช้อินทราเน็ตหรือเว็บไซต์เป็นเว็บไซต์คงที่ พนักงานสามารถค้นหาได้ แต่ความสามารถในการมีส่วนร่วมมีจำกัด วิธีใหม่คือการโต้ตอบและทำงานร่วมกัน และใช้โซเชียลมีเดีย เช่น เครือข่ายโซเชียล (เช่น Facebook) บล็อก กระดานสนทนา และวิกิ เครื่องมือโซเชียลมีเดียเพิ่มมูลค่าให้กับการสื่อสารของพนักงานอย่างแน่นอน พวกเขาสามารถช่วยสร้างความสัมพันธ์ เพิ่มการทำงานร่วมกัน ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ลดไซโล และสร้างการมีส่วนร่วม นอกจากนี้ยังเป็นช่องทางที่ดีเยี่ยมในการแบ่งปันแนวคิดและรวบรวมผลตอบรับเชิงคุณภาพ เหตุใดบางครั้งโซเชียลมีเดียจึงยากที่จะปรับใช้เป็นเครื่องมือสื่อสารภายใน นักสื่อสารเข้าใจถึงพลังของโซเชียลมีเดีย แต่ผู้จัดการอาวุโสซึ่งมักเป็นผู้อพยพทางดิจิทัล ยังคงระมัดระวังและไม่มั่นใจ นี่เป็นข้อโต้แย้งที่คุณได้ยินหรือไม่
‘มันไม่มีความสำคัญ’
การศึกษาโดยนิตยสาร CIO เรื่อง Top Technology Priorities พบว่าแม้แต่ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีก็ไม่ถือว่า Web 2.0 เป็นเรื่องสำคัญ พวกเขามุ่งเน้นไปที่การรวมเครือข่าย การจัดหาบุคคลภายนอก CRM และความปลอดภัย สิ่งนี้ดูเหมือนจะตอกย้ำการยืนยันของฝ่ายบริหารว่าจำเป็นต้องย้อนกลับอินทราเน็ต 2.0
คำติชม
บ่งชี้ว่าเครื่องมือ Web 2.0 ได้รับความนิยม บริษัทที่มีนวัตกรรมต่างๆ กำลังใช้ประโยชน์จากพลังของเครื่องมือเหล่านี้อยู่แล้ว เครื่องมือโซเชียลมีเดียจำนวนมากใช้งานง่ายและมีราคาไม่แพงนัก พวกเขาไม่จำเป็นต้องแข่งขันกับแผนไอทีขนาดใหญ่
อย่าใช้คำพูดที่กว้างขวางเมื่อคุณแนะนำเครื่องมือโซเชียลมีเดีย ผู้จัดการไม่ต้องการทราบเกี่ยวกับโซเชียลมีเดียที่ทำให้องค์กรเป็นประชาธิปไตย พวกเขาต้องการทราบว่าเป้าหมายทางธุรกิจจะได้รับการสนับสนุนอย่างไร ดังนั้นใช้ภาษาที่ CEO จะเข้าใจและมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายเฉพาะเมื่อเป็นไปได้
มองหาโอกาสและเริ่มต้นด้วยโครงการเล็กๆ ที่เรียบง่าย แสดงหลักฐานความสำเร็จก่อนที่จะแนะนำการใช้งานในวงกว้าง
ทำการบ้านของคุณ สนับสนุนข้อเสนอของคุณเพื่อนำไปปฏิบัติในวงกว้างด้วยกรณีศึกษา IBM, Sun Microsystems และบริษัทอื่นๆ ใน Fortune 500 หลายร้อยบริษัทใช้เครื่องมือเหล่านี้ได้สำเร็จ
คำแนะนำ
เลือกช่องทางเว็บ 2.0 ที่ออกแบบมาเพื่อสื่อสารกับพนักงานโดยเฉพาะ ใช้ช่องทางการสื่อสารราคาประหยัดที่ปรับใช้และจัดการได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ใช้แพลตฟอร์มที่ฝ่ายไอทีปรับใช้ได้ง่ายและต้องการการสนับสนุนด้านไอทีอย่างต่อเนื่องเพียงเล็กน้อย เลือกแพลตฟอร์มที่อนุญาตให้เข้าถึงการกำหนดเป้าหมายไปยังกลุ่มพนักงานเฉพาะได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการรายงานแบบรวมศูนย์ทำให้คุณสามารถวัดมูลค่าของช่องทางเว็บ 2.0 ได้อย่างง่ายดาย และแสดงให้เห็นถึงคุณค่าของการสื่อสารเชิงกลยุทธ์ต่อผู้จัดการอาวุโส
ลองทดลองใช้ฟรีหรือโปรแกรมนำร่องราคาประหยัดเพื่อทดสอบแนวคิดก่อนที่จะใช้งานโซเชียลมีเดียอย่างเต็มที่ในฐานะช่องทางการสื่อสารภายใน
“เราไม่มีเวลา เงิน หรือทรัพยากร”
ฝ่ายบริหารตระหนักดีว่าผู้สื่อสารทำงานหนักเกินไป นอกจากนี้ยังอาจแสดงความกังวลเกี่ยวกับต้นทุนของเครื่องมือและการขาดทรัพยากรสนับสนุน
คำติชม
อธิบายว่าเครื่องมือสนับสนุนการสื่อสารภายในสามารถช่วยคุณได้อย่างไร สำหรับเครื่องมือที่มีเงินและทรัพยากรไม่เพียงพอ ให้อธิบายว่าโดยทั่วไปแล้วเครื่องมือเหล่านี้มีราคาค่อนข้างถูกและใช้เวลาในการตั้งค่าเพียงเล็กน้อย แทนที่จะกังวลเกี่ยวกับผลตอบแทนทางการเงินจากการลงทุนของคุณ คุณควรมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่คุณจะได้รับจากการจัดหาสิ่งเหล่านี้ เพื่อลดต้นทุน ให้จ้างโซลูชัน Web 2.0 สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถใช้ประโยชน์จากการพัฒนาโดยอาศัยการเรียนรู้จากองค์กรอื่น ศึกษาให้น้อยลงและทำมากขึ้น:
- เริ่มการสนทนาและรับฟังความคิดเห็นต่อไป
- ค้นพบโอกาสในธุรกิจที่โซเชียลมีเดียสามารถตอบโจทย์ได้
- เริ่มต้นจากเล็กๆ น้อยๆ และเรียบง่าย และใช้กระบวนการวนซ้ำ
- คาดการณ์ข้อกังวลและแก้ไขปัญหาตั้งแต่เนิ่นๆ
- สร้างกองทัพมิชชันนารี
คำแนะนำ
เลือกช่องทางเว็บ 2.0 ที่สร้างขึ้นเพื่อการสื่อสารกับพนักงานเท่านั้น ไม่ใช่โซลูชัน ‘ขนาดเดียวที่เหมาะกับทุกคน’ พร้อมตัวเลือกการตั้งค่ามากมายที่ทำให้เกิดความสับสน< /p>
การใช้โซลูชันที่ได้รับการตรวจสอบสิทธิ์กลับไปยังคอมพิวเตอร์ของพนักงานจะทำให้มีความปลอดภัยสูง แต่พนักงานก็ไม่จำเป็นต้องจำชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านด้วย เพียงคลิกเดียว พนักงานก็สามารถเข้าร่วมได้
เลือกโซลูชันที่ใช้งานง่ายและเป็นมิตรต่อผู้ใช้ที่ช่วยให้พนักงานเข้าร่วมได้โดยไม่ต้องมีการฝึกอบรมหรือไม่ต้องฝึกอบรมเลย ใช้โซลูชันต้นทุนต่ำที่เหมาะกับงบประมาณการสื่อสารของพนักงานที่มีอยู่ ใช้การทดลองใช้ฟรีเพื่อทดสอบการใช้งานเล็กๆ น้อยๆ และเพิ่มการใช้ช่องทางโซเชียลมีเดียของพนักงานของคุณตามคำติชมและการเรียนรู้ของพนักงาน ผลผลิตที่เพิ่มขึ้นซึ่งได้รับการสนับสนุนจากกระแสข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุงสามารถปรับใช้โซเชียลมีเดียเพื่อสื่อสารกับพนักงานได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น ช่อง Interactive Help Desk มอบช่องทางการสนับสนุนแบบเรียลไทม์ที่มีประสิทธิภาพสำหรับพนักงาน โดยอนุญาตให้พวกเขาถามคำถามใน Help Desk ออนไลน์แบบโต้ตอบได้ ซึ่งหมายความว่าสามารถให้คำตอบได้เกือบจะในทันทีและกลายเป็นส่วนหนึ่งของฐานความรู้ที่สามารถค้นหาได้ที่กำลังเติบโต มันไม่เข้ากับวัฒนธรรมของเรา
“เครื่องมือเหล่านี้ไม่เหมาะกับวัฒนธรรมของเรา นั่นไม่ใช่วิธีที่เราทำธุรกิจ…”
คำติชม
คุณมีพนักงานอายุน้อยที่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีในองค์กรแบบเรียบๆ หรือแบบมีลำดับชั้น โดยมีพนักงานที่มีอายุมากกว่าซึ่งอาจรู้สึกไม่สบายใจกับเทคโนโลยีใหม่
สิ่งสำคัญคือต้องจดจำวัฒนธรรมของคุณและค้นหาว่าอะไรจะได้ผลและอะไรจะไม่ได้ผล เป็นความจริงที่ว่าเครือข่ายทางสังคมมีความเหมาะสมมากกว่าในสถานที่ที่มีวัฒนธรรมที่เป็นประชาธิปไตยและเปิดกว้าง มากกว่าที่จะอยู่ในสถานที่ที่มีลำดับชั้นและปิตาธิปไตย อย่างไรก็ตาม แม้แต่บริษัทอนุรักษ์นิยมก็ยังพบว่ามีคนในโลกดิจิทัลเข้ามาร่วมในตำแหน่งของตนมากขึ้นเรื่อยๆ การทำงานร่วมกันและการทำงานเป็นทีมจะยังคงอยู่ การแบ่งปันความรู้ช่วยให้ทั้งบริษัทได้รับประโยชน์จากความเชี่ยวชาญของแต่ละบุคคล และช่วยให้แน่ใจว่าความรู้นี้จะไม่ออกจากองค์กรเมื่อบุคคลนั้นลาออก p>
อธิบายว่าการจัดหาช่องทางเพิ่มเติมในการแบ่งปันข้อมูลไม่ได้หมายความว่าสูญเสียการควบคุมหรือลดมาตรฐานลง จะนำไปสู่การเพิ่มผลผลิตและนวัตกรรม การส่งเสริมการแบ่งปันความรู้และการทำงานร่วมกันโดยการสนับสนุนผู้บริหารเป็นแบบอย่างอาจเป็นประโยชน์ คุณยังสามารถสร้างระบบการให้รางวัลสำหรับบล็อกเกอร์และนักสร้างเครือข่ายระดับแชมป์ได้
คำแนะนำ
เลือกแพลตฟอร์มที่มีตัวเลือกการดูแลมากมาย เพียงเลือกการตั้งค่าที่จำเป็นสำหรับบล็อกของพนักงาน กระดานสนทนาของพนักงาน หรือฝ่ายช่วยเหลือออนไลน์ แม้แต่ผู้จัดการที่มีความเสี่ยงมากที่สุดก็ควรรู้สึกสบายใจกับช่องทางการสื่อสารที่ต้องมีการตรวจสอบทุกโพสต์และความคิดเห็น
หากเป็นไปได้ ให้ตั้งค่าผู้ดูแลเพื่อรับการแจ้งเตือนทางเดสก์ท็อปเพื่อแจ้งให้ทราบถึงความจำเป็นในการอนุมัติเนื้อหา เพื่อให้สามารถอนุมัติ (หรือไม่) ได้อย่างรวดเร็วและราบรื่น
เมื่อเวลาผ่านไป เมื่อผู้จัดการรู้สึกสบายใจมากขึ้นกับโซเชียลมีเดียในฐานะเครื่องมือสื่อสารของพนักงาน จึงอาจเหมาะสมที่จะรีเซ็ตระดับการดูแลให้เป็นเฉพาะโพสต์และความคิดเห็นเท่านั้นที่ไม่เปิดเผยตัวตน หรือแม้แต่ปิดการเซ็นเซอร์โดยสิ้นเชิง
สำหรับองค์กรที่ต่อต้านโซเชียลมีเดียอย่างแท้จริง ทำไมไม่ลองใช้รูปแบบ e-zine ที่อนุญาตให้มีเนื้อหา “ที่ผู้ใช้สร้างขึ้น”
สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถส่ง ‘การสนทนาที่ปลอดภัย’ ไปยังหน้าจอคอมพิวเตอร์ของพนักงานของคุณได้โดยตรง
“มันเปิดกระป๋องหนอน”
“พนักงานจะพูดสิ่งที่ไม่เหมาะสม คนจะบ่นหรือดูถูกผู้บริหาร ภาษาที่ไม่เหมาะสมจะปรากฏในความคิดเห็น…”
ฝ่ายบริหารอาจแสดงความกังวลว่า ‘โรงงานข่าวลือ’ จะเข้ามาแทนที่หรือพนักงานจะใช้เวลาทั้งวันไปกับการบ่น ฝ่ายบริหารอาจกังวลว่าการแบ่งปันความรู้ผ่านกระดานสนทนาหรือบล็อกของพนักงานจะกำหนดแบบอย่างที่เป็นอันตราย บุคคลที่ให้ข้อมูลนี้ ‘ไม่เป็นทางการ’ เพราะไม่มีใครอนุญาต
คำติชม
ข่าวลือและการร้องเรียนของพนักงานมีมานานก่อนการเกิดขึ้นของ Web 2.0 หากช่องทางโซเชียลมีเดียก่อให้เกิดเรื่องน่าประหลาดใจ อย่างน้อยคุณก็พบว่ามีปัญหาที่คุณสามารถแก้ไขได้ แทนที่จะเป็นกระแสใต้น้ำที่กำลังเดือดพล่าน เมื่อการมีส่วนร่วมอยู่ในระดับต่ำ และ/หรือหลักการและนโยบายไม่ได้ระบุไว้อย่างชัดเจน พนักงานอาจไม่รู้ว่าจะสื่อสารข้อกังวลหรือสาเหตุของความไม่พอใจได้อย่างไร
พิจารณาว่าเครื่องมือโซเชียลมีเดียใดที่สามารถนำไปใช้เป็นส่วนหนึ่งของการสื่อสารกลยุทธ์และนโยบายของคุณได้ ตัวอย่างเช่น บางบริษัทอนุญาตให้แสดงความคิดเห็นทางออนไลน์โดยไม่ต้องกรอง ในขณะที่บางบริษัทยืนยันว่าความคิดเห็นต้องผ่านบรรณาธิการ บางองค์กรอนุญาตให้โพสต์โดยไม่ระบุชื่อในขณะที่บางองค์กรไม่อนุญาต บางคนถึงกับมีฟอรัมที่เรียกว่า ‘Rumor Factory’ เพื่อแจ้งข้อกังวลและข่าวลือเพื่อแก้ไขปัญหา
ข้อมูลบางอย่างไม่จำเป็นต้องเป็นทางการ ความรู้โดยปริยายยังคงถูกแบ่งปันรอบๆ เครื่องทำน้ำเย็นหรือส่งผ่านบันทึกช่วยจำหรืออีเมล มันอาจจะไม่ถูกจับในรูปแบบที่สามารถแชร์ได้ ฝ่ายบริหารยอมรับว่ามันเป็นข้อเสียอย่างมากเมื่อพนักงานที่มีความรู้ลาออกโดยนำความรู้ที่ ‘แหวกแนว’ ติดตัวไปด้วย ในทางกลับกัน เครื่องมือออนไลน์จะจับความลับนี้ไว้ พนักงานของคุณจะมองเห็นความแตกต่างระหว่างความคิดเห็นและเนื้อหาที่เชื่อถือได้ได้อย่างง่ายดาย
คำแนะนำ
ระบุ ‘หลักจรรยาบรรณ’ อย่างชัดเจนที่ด้านบนของการดูหน้าเว็บแต่ละหน้า ใช้ชุดระดับการดูแลที่ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบและอนุมัติโพสต์ได้หากจำเป็น ตัวอย่างเช่น สามารถตั้งค่าผู้ดูแลให้รับการแจ้งเตือนทางเดสก์ท็อปเมื่อมีการโพสต์หรือความคิดเห็นที่ไม่ระบุชื่อ
ใช้ช่องทางการโต้ตอบหลายช่องทาง ตัวอย่างเช่น การจัดตั้งแหล่งช่วยเหลือเฉพาะเจาะจงที่มีการควบคุมดูแลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงขององค์กรสามารถช่วยป้องกันไม่ให้เนื้อหาที่ไม่เหมาะสมไปอยู่ในฟอรัมสนทนาของพนักงานอื่นๆ การอภิปรายเรื่อง ‘ความเสี่ยง’ ซึ่งทัศนคติอาจเป็นเชิงลบ สามารถกำหนดเป้าหมายได้อย่างปลอดภัยเฉพาะผู้ที่ได้รับผลกระทบเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าทัศนคติเชิงลบไม่จำเป็นต้อง “แพร่ระบาด” ส่วนที่เหลือในองค์กร
“เสี่ยงเกินไป ควบคุมไม่ได้”
ฝ่ายบริหารอาจถือเอาการสูญเสียรูปลักษณ์และมาตรฐานที่ลดลง แนวคิดที่ว่าพนักงานสามารถเขียนสิ่งที่พวกเขาต้องการได้ขัดต่อโครงสร้างการบังคับบัญชาและการควบคุมของหลายองค์กร ใช้เวลา ความพยายาม และเงินจำนวนมากในการสร้างภาพลักษณ์ของแบรนด์ที่แข็งแกร่ง ซีอีโออาจกลัวว่าภาพลักษณ์ของบริษัทจะได้รับผลกระทบหากพวกเขาทำให้พนักงานสามารถพูดสิ่งที่พวกเขาต้องการเกี่ยวกับองค์กรหรือเพื่อนร่วมงานและผู้จัดการได้อย่างง่ายดาย พวกเขายังอาจกังวลเกี่ยวกับการรั่วไหลสู่โลกภายนอก
คำติชม
เพียงเพราะการสื่อสารเกิดขึ้นทางออนไลน์ไม่ได้หมายความว่าควรลืมความเป็นมืออาชีพและความเคารพ พนักงานส่วนใหญ่รู้อยู่แล้วว่าการใช้อีเมลที่ไม่เหมาะสมเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ และจะถ่ายทอดความรู้นี้ไปยังเครื่องมือโซเชียลมีเดียโดยอัตโนมัติ
อย่าลืมว่าฝ่ายบริหารมีข้อกังวลที่ถูกต้องเกี่ยวกับความจำเป็นในการรักษาข้อมูลบางอย่างไว้เป็นความลับ คุณสามารถบรรเทาความกลัวของฝ่ายบริหารในการสูญเสียการควบคุมได้โดยใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยและแนวทางปฏิบัติที่เหมาะสมสำหรับช่องทางเหล่านี้ เช่นเดียวกับที่คุณทำกับการใช้อีเมลและอินเทอร์เน็ต ไม่มี ‘ขนาดเดียวที่เหมาะกับทุกคน’ ในการกำหนดนโยบาย คุณรู้จักองค์กรของคุณและสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณคือวิธีที่ดีที่สุด โซลูชันของ IBM คือการสร้างวิกิและให้พนักงานสร้างนโยบายด้วยตนเอง
ความจริงที่ว่าบล็อกและการสนทนาออนไลน์ปรากฏให้เห็นมีแนวโน้มที่จะป้องกันความคิดเห็นที่ไม่เหมาะสมได้มากกว่า
คำแนะนำ
เลือกช่องทางโซเชียลมีเดียโดยเฉพาะเพื่อสื่อสารกับพนักงานอย่างปลอดภัย ใช้โซลูชันกับแอปพลิเคชันไคลเอนต์ที่อยู่บนคอมพิวเตอร์ของพนักงาน เฉพาะพนักงานที่มีแอปเพล็ตและมีเป้าหมายในการเข้าถึงเท่านั้นจึงจะสามารถดูช่องทางเหล่านี้ได้ ซึ่งหมายความว่าความเสี่ยงของการรั่วไหลสู่โลกภายนอกลดลงอย่างมาก
หลักปฏิบัติและตัวเลือกการกลั่นกรองหมายความว่าหากเป็นไปได้ ให้ติดตามการสนทนาอย่างใกล้ชิดซึ่งถือว่ามีความเสี่ยงสูง
การแจ้งเตือนบนหน้าจอสามารถแจ้งเตือนผู้ดูแลเมื่อมีการเพิ่มเนื้อหาใหม่ลงในบล็อก ฟอรั่ม ถาม& เจ้าหน้าที่ตอบรับและช่วยเหลือ ซึ่งช่วยให้ผู้ดูแลสามารถตรวจสอบได้ว่าข้อมูลถูกต้องและแก้ไขโพสต์หากจำเป็น
–